Pro^GE

Proje Aşamalarına Göre İLETİŞİM Yönetimi Çalışma Başlıkları.

  • Hazırlık Dönemi

    • İletişim planlaması

  • Tasarım Dönemi

    • İletişim Kontrolu

  • Yapım Dönemi

    • İletişim Kontrolu.

  • Yapım Sonrası Dönem

    • İletişim Kontrolu.

  • İletişim Yönetimine Pro^GE Yaklaşımı

    “Proje Yöneticileri mesainin%75’ini iletişime ayırır.”

    Bu tespit iletişim yönetiminin önemini vurgulamaktadır.

    Birden çok aktörü bünyesinde bir araya getiren projelerin paydaşlarının sahip oldukları farklı kültürleri asgari müştereklerde uzlaştırarak ortak bir çalışma ortamı yaratmaya dönük yetenek ve çabaların gerekliliği açıktır. Bu anlamda projelerin aktörleri olarak söz edebileceğimiz, İşveren1,Tasarımcı, Finans Kurumları, Yüklenici, Alt Yükleniciler ve diğer kişi ve kurumların farklı kurum kültürlerine sahip oldukları bir diğer gerçektir. Bu kültür yapılarının belirgin özellikleri ve farklılıkları Proje Yönetimi Hizmetlerinin başarısına hizmet edecek veriler barındırırlar.

    Pro^GE olarak herhangi bir projeyi gerçekleştirmek için kurulmuş şantiyelere Pro^GE merkezi ile iletişim halinde, merkez tarafından yakından denetlenen ancak özgün bir işleyişe sahip bir kurum gözü ile bakılması gerektiği kanısındayız. Bu anlamda her şantiyemizde oluşacak, Pro^GE’nin kurumsal kültürünün özünü koruyan ancak özgün ve diğer paydaşlarında benimsediği bir kurumsal kültür ikliminden söz edilebilir. Farklı kişi ve kurumların kültürlerinin sentezinden oluşmuş yeni ve özgün bir kültür yaratılması anlamına gelen bu durum aynı zamanda özgün bir iletişim stratejisini de beraberinde getirir.

    Bir diğer deyişle kalıplaşmış iletişim modellerinin projeden projeye ihtiyaca göre farklılaştırılması gerekir.

    Bu çerçevede belirlenecek iletişim stratejileri ise;

    • • Proje paydaşlarının katkı ve çabaları ile içselleştirilmiş ortak veri tabanının oluşturulması.
    • • Yüklenici ve alt yüklenicilerin deneyimlerini tasarıma aktarmaya yönelik kullanıcı verilerinin mümkün olan en kısa sürede elde edilmesinin sağlanması.
    • • Fayda üretmeyen bürokratik süreçleri azaltan ve güven ortamını geliştiren yüz-yüze iletişim için gerekli toplantıların sağlanması.
    • • Çağdaş bilgi türleri ve iletişim teknolojilerinin benimsenerek kullanıma sokulması

    esas alınarak belirlenmelidir.

    Bizce projelerin başarısı herşeyden çok, projede yer alan başta işveren olmak üzere Tasarımcı Yüklenici, Alt Yükleniciler, Proje Yöneticisi, İhtisas Sahibi Danışmanlar gibi aktörlerden sağlanabilecek maksimum katkılara bağlıdır. Çoğulcu bir yaklaşımla oluşturulmuş bir ortak kültür ve bu kültüre bağlı iyi kurgulanmış iletişim yöntemleri, projelerin paydaşlarının verimini arttıran en önemli unsurdur.

    Öte yandan, sağlıklı çalışan iletişim yöntemlerinin değişmez ortak özellikleri olduğunu da ifade etmek gerekir. Bunları şöyle sıralayabiliriz;

    • • Hızlı İletişim
    • • Ulaşılabilirlik
    • • Ortak Anlayış
    • • Uyumluluk (Adaptability)

    Proje Yönetimlerinden beklenen “Sağlıklı İletişimin Sağlanması” işlevi proje paydaşlarının ORTAK DEĞERLERİNİN korunmasını ve ETİK normlara uyulmasını öngören, GÜVEN üzerine kurulmuş bir çalışma ortamının yaratılmasını ve oluşturulan bir ortak kültüre uygun iletişim kurgusunun belirlenmesini gerektirir.

    Pro^GE, “İletişim Yönetimi” başlığı altında verdiği hizmetleri yukarıda önemini vurguladığı yaklaşımı temel alarak gerçekleştirir. Bu aynı zamanda günlük çalışma ortamında olan bitenin kayıt altına alınarak proje bünyesinde yer alan kişi ve kurumlara aktarılması gibi rutin bir işlemin ötesinde çabaları gerekli kılar.

    Kuşkusuz bütün bunlar iletişimin düzenli kayıt altına alınması gerekliliğinin önemini azaltmayacaktır. Özellikle “Sözleşme Yönetimi” çalışmalarının alt yapısını teşkil edecek olan bu kayıtlar tüm projeler için hayati önem taşır. Bu çabanın kesintisiz sürdürülmesi tartışma götürmeyen bir gerekliliktir.

1İşveren bazen farklı kuruluşların bir araya gelerek oluşturdukları ortaklıklar da olabilir.