Pro^GE

Proje Aşamalarına Göre “ZAMAN” Yönetimi Çalışma Başlıkları.

  • Hazırlık Dönemi

    • Yatırım Planlaması .

  • Tasarım Dönemi

    • Plan Revizyonları.

  • Yapım Dönemi

    • Plan Revizyonları.

    • İş Programı Onayı.

    • İş Programı Gerçekleşme Takibi.

    • İş Programı Revizyonu ve Düzeltici Eylem Önerilerinin Geliştirilmesi.

  • Yapım Sonrası Dönem

    • Test ve Devreye Alma Programının Yapılması.

    • Kabul Programı.

  • Zaman Yönetimine Pro^GE Yaklaşımı;

    Bir ortak algılama yöntemi olarak planlama….

    Pro^GE, planlama süreçlerini öncelikle proje paydaşları arasında oluşturulan iletişimi güçlendirecek bir ortak algılamayı yaratan bir olgu olarak görmektedir. Bu anlamda sağlanacak ilk fayda, planlama çalışmalarının hemen başından başlayarak eldeki verilerin ışığında proje paydaşlarının “gerçek resmi” tüm boyutları, riskleri ve muhtemel sorunları ile algılamasını yönünde olacaktır. Bu aynı zamanda proje ekibinin ileride büyük faydalarını görecekleri çoğulcu bir yaklaşımın ilk adımıdır.

    Unutulmamalıdır ki; zamanın akışını durdurmak mümkün değildir.

    Ancak, zaman akarken onu akılcı kullanmak aynı zaman diliminde verimliliği artırmak mümkündür.

    Üstelik projelerin, günümüzde sık görüldüğü gibi yapıları karmaşıklık gösterirse projelerin gerçekleştirmesi için gerekli zaman dilimi büyüme eğilimi gösterir. Bu durum projenin değişikliklerden ve dış etkenlerden etkilenme potansiyelini artırır.

  • Proje Yönetimi Perspektifinden İnşaat Sektöründe Planlama Kavramı…

    Günlük pratikte “İş programı” ve “Plan” kavramlarının birbirine karıştırıldığı veya birbiri yerine kullanıldığı sık rastlanılan bir durumdur. İngilizce “planning” ve “schedule” kelimelerinin karşılığı olarak dilimize yerleşmiş bu iki kelime anlam ve içerik bakımından aslında göz ardı edilmemesi gereken önemli farklılıkları barındırır. CIOB (The Chartered Institute of Building) bu farkı şöyle açıklıyor;

    “PLANNING and SCHEDULING are seperate disciplines. Project planning is largely an EXPERIANCE – BASED ART, a group process requiring contribution from all affected parties for its success. On the other hand,scheduling is the science of using mathematical calculations and logic to predict when and where work is to be carried out in an efficient and time-effective sequence.”

    “Planlama” ve “İş Programları” (Scheduling) farklı disiplinlerdir. Proje Planlaması deneyim gerektiren bir çalışma alanıdır ve başarılı olması için farklı grupların katkı sağladığı bir takım çalışması gerektirir. Diğer taraftan İş Programı verimli ve zamanı doğru kullanan bir yaklaşımla yapılan, mantık ve hesaplamalar içeren bir bilimdir.

    “Planning must proceed scheduling. They can not be carried out in the parallel nor can scheduling precede planning.”1

    Planlamayı İş Programının takip etmesi gerekir. Paralel veya iş programının planlama öncesinde yapılması mümkün değildir.

    Konu üzerindeki otoritesi tartışılmayacak CIOB’nin bu yaklaşımı hem bir kavram kargaşasının önüne geçiyor hem de hemen her fırsatta vurguladığımız çoğulcu yaklaşımın gerekliliğini ortaya koyuyor.

    Proje Yönetimi perspektifinden bakıldığında ise konu ile ilgili Proje Yönetim Hizmetlerinin ağırlıklı olarak strateji ve gerçekleşme senaryolarına eğilen “Planlama” üzerinde yoğunlaşması gerektiğini söylemeliyiz.

  • Planlama…

    Yukarıda da değinildiği gibi Proje Planlaması, politika belirlenmesi, prosedürler, programlama dökümantasyonunun belirlenmesi, yönetilmesi, uygulanması ve kontrol edilmesi konularını esas alır. Bu anlamda bir ana yol haritasıdır.

    Proje planlaması yapılırken başvurulacak çalışmalar aşağıdaki gibi özetlenebilir:

    • • Proje Yönetim Planı
    • • Project Charter/Proje Ön Bilgileri,
    • • Yerel Faktörler
    • • Kurumsal Faktörler

    Çalışmalar gerek duyuldukça uzman görüşleri alınarak ve programı hazırlayan ekibin bireysel çalışmaları ve ortak çalışmaları için yapılan toplantılarla gerçekleştirilir. Çıkacak ürünün adı “Program Yönetimi Planı” olacaktır.

    Bu anlamda “Program Yönetimi Planı”, Yönetim Planının bir parçasıdır ve PM tarafından hazırlanır. Bu plan, proje bünyesinde yapılacak her türlü planlama çalışmasının nasıl yönetileceğinin esaslarını belirler.

    Planın detay seviyesi projenin özelliklerine göre belirlenir.

  • İş Programı (Schedule)…

    Oluşturulmuş ve onaylanmış proje planını, projenin tüm teknik detaylarını içeren bir “İş Planı” izleyecektir. İş planını kimin yapacağı konusu yapım sözleşmelerinin ve ihale paketleme stratejilerine bağlı olarak yüklenicilerden beklenen bir çalışmadır.

    Hayata geçirilebilir bir “İş Programı” öncelikle gelecekte hedeflenen bir zaman dilimini esas alır ve realist bir yaklaşımı ve yapım metodunu gerektirir.

    “İş Programı”nın içeriği büyük olasılıkla projenin yaşam döneminde birden fazla nedenle revize edilecektir. Planlama hedefleri değiştirilmeden revizyon yapılması için iş programında buna izin verecek yapıda olması gerekir.

  • İş Programı Kontrolu…

    İş programının kontrolü uygulama izlenerek;

    • • Üretimin plan öngörüleri çerçevesinde değerlendirilmesi,
    • • Uygulama aşamasında belirginleşen veriler gözetilerek gerekli revizyonların yapılması,
    • • İş programı ile belirlenmiş ara terminlere ve bitiş tarihine uyulması için gerekli olan; Düzeltici ve Önleyici Eylem Önerilerinin ve Hata raporlarının hazırlanması,

    yönünde yapılan çalışmalardır. Bu çalışmaların sonucu aşağıda başlıkları verilen dokümanlara yansıtılmalıdır;

    • • Gerçekleşme Bilgisi Raporu
    • • Gerçekleşmelerden yola çıkarak “İş Programı” nın geleceğine yönelik öngörüler
    • • Potansiyel Riskler
    • • Değişiklik Önerileri

    İş programı izleme çalışmaları ve yukarıda belirttiğimiz başlıklar altında kayıt altına alınmış verileri, Sözleşme Yönetimi çalışmalarının en önemli dayanağını oluşturur.